・直感で操作ができるアプリでかんたん報告！

マンションの管理、巡回点検を行っている会社での目視録導入事例です。

この会社では月に1回巡回点検を行い、マンション管理組合へ不具合箇所の報告と改善提案を行っています。ですが紙のチェックシートからExcelの転記、報告書への写真添付、不具合箇所の繰り越し事項の確認で時間がかかり、スピーディーな報告ができていませんでした。
また、管理業務を行う人材が不足しており限られた人数で業務を行える仕組みづくりが急務となっていました。

・目視録導入前の課題

①紙チェックシートとExcelの二重入力
紙とExcelの二重入力を行っているため、報告書の作成に時間がかかってしまう。
また手書き文字は人によって癖があり、特に数字の読み間違いが発生している。

②不具合箇所の繰り越し確認に時間がかかる
過去の点検履歴を現場で確認できないため、発見した不具合箇所が、既に指摘済みで改修待ちなのか、指摘漏れなのかの判断ができない。

③人手不足のため効率的に点検業務を行いたい
マンション管理を行う人材が不足しており管理業務のDX化を進め、限られた人数で点検を行える体制を整える必要があった。
現場にはデジタル関係に明るくない者も多く、システムは簡単な操作であることが求められていた。

・目視録導入後の効果

①Excelシートからの脱却
目視録を導入したことにより、Excelシートからの脱却に成功しました。
これによって、転記作業は不要になり報告書の作成にかかっていた時間を半減することに成功しました。

②指摘、対応履歴の蓄積
過去の点検履歴を現場で確認できるようになったため、事務所に戻ってチェックシートを確認せずとも指摘済み、指摘漏れかの判断ができるようになりました。
これにより、管理組合への報告スピードもアップ。他社との差別化にも役立っています。

③人手不足のため効率的に点検業務を行いたい
報告書作成時間の削減、指摘事項・対応履歴事項の確認作業時間の削減に成功したことにより一人当たりが作業できる件数が向上。また、シンプルな操作性でシステムに慣れていなくても比較的、簡単に操作ができるため現場での混乱も少なかった。